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告别会做不会说!从公司高管开会,总结出不吃哑巴亏的说话四步法

  文/职场逗伴匠

  告别会做不会说!从公司高管开会,总结出不吃哑巴亏的说话四步法

  01

  “好了,讲完了吧,下一位。”营运总监紧皱眉头,看上去有些不耐烦。

  一年过半,按照公司惯例,营运总监需要把相关人员组织起来,过年中营运总结报告。前面刚刚做完报告的是Q经理,他是一位已入司八年的“资深”营运经理,很显然,领导对他的工作表达不太满意。

  接下来进行的是果姐,声音洪亮且状态良好,整个人都很投入,但似乎讲的停不下来。

  总监又忍不住说:“讲重点,讲重点,我听半天都不知道你在讲什么。”

  瞬间,整个会议室的人不知所措,果姐尤为尴尬。大多数人都微低了头,默不作声。

  “嗯,很好,这个方面说得很实际,大家要像张经理学习!”营运总监边点头边带头为其鼓掌。

  ......

  年中营运总结报告,不过是公司日常表达的一个缩影。

  为什么同在一个会议室,都在总结与表达,有的人就思路清晰,有条有理。有的人就像茶壶煮饺子,有货倒不出来。有的人讲东讲西,不知所云。

  关于工作里的表达,你或许有如下困惑:

  ①为什么自己有话说不出来?

  ②为什么别人可以说得精彩?

  ③领导喜欢怎样的工作表达?

  很多人都在一个办公室上班,辛辛苦苦大半年,还不如人家三两言。

  告别会做不会说!从公司高管开会,总结出不吃哑巴亏的说话四步法

  02

  为什么自己有话说不出来? 表达“失焦”

  想象一下,当我们拿着手机去给某个物体拍近照时,手机会有一个自动对焦功能,以此来进行画面的调整,保证出品的清晰度。当还没形成对焦时,你所拍出来的照片,通常都是一片模糊,看不出什么内容。

  同样,在表达中也存在类似的现象。当你还没对即将描述的信息“对好焦”,就脱口而出随意天马行空,作为听众,自然就难以理解你想表达的信息,不知所云。

  下班路上,遇到几位房地产的业务员,在路口拿着一沓传单,无论男女老少见人就发,我所看到的是,大多数路人都避而远之。很少有人去接传单,即便是有,基本上往前走两步正好有个垃圾桶,直接一扔就完事了。没有进行任何的路人特性分析与对焦,比如性格、年龄、需求、职业等等。

  这也让我想起前两天的一件事,晚饭后去商场散步闲逛。

  刚到一楼的中岛处,一位年轻小伙子身着标准工作服朝我走来:“您好,这边关于健身的增肌训练,我看适合您,最多两分钟时间了解一下。”

  刚好我确实有此类想法,于是我停下了脚步,很明显他是依据我的身形和职业装来做出预判,带来进一步沟通。而非传统的那一套众人皆知的推销语,这个对焦的动作很成功,进而有了后面的彼此交流。

  午休时间,在公司的员工休息区,听见两位同事的对话,表达对焦也很精准有效。

  品牌部职员小陈问物流部职员红红:“”咦,你这个裙子之前没见你穿过,这一套搭配的很有感觉。”

  职员红红说:“你眼睛真尖,是上周末新买的,不错吧(一脸幸福的样子)。”

  即便你是满腹经纶,也需要外化显现出来。

  光是埋头走路却不抬头看路,在职场中会走不少弯路。

  表达中不受欢迎的“失焦”表现

  告别会做不会说!从公司高管开会,总结出不吃哑巴亏的说话四步法

  ①未考虑表达对象的期望,一家之言

  在日常说话表达中,过于喜欢以自我为中心,缺乏同理心。

  典型表现:口头禅例如我觉得、我提议、 我认为、听我的、你明白吗、你不行。

  ②没有充分准备,全凭个人临场发挥。

  总是自以为很能说,常常事前不进行应有的工作准备(数据/报表/案例/分析),喜欢信口开河。

  典型表现:总是缺乏依据的表达,想到哪说到哪。浮在表面,让人难以接受或产生信赖感。

  ③太过简单,信息量不足,浪费时间。

  说话过于随意,相关讨论的内容缺乏深度思考与总结,只不过是流于形式走过场而已。

  典型表现:做事60分及格就好,不求有功但求无过。只是想着尽快把事情说完,早点结束。

  ④内容找不到重点,逻辑结构不清晰。

  一说话就停不下来,除非被人强行打断。想一出是一出,没有明确表达的关键方向。

  典型表现:说话过于啰嗦、内容呈现的条理不清晰、信息太分散,找不到重点。

  ⑤某一个话题,说得越多,别人越烦。

  只是沉浸在自己的表达中,不顾及现场人员的感受体验,过于专注信息而不通人情。

  典型表现:过于强调事实本身,缺乏关注现场人员的情绪状态,常使氛围陷入僵局。

  一句话逗人笑,一句话逗人跳。工作开展中的核心不在于说什么话,而是怎样去表达。

  唯有学会表达对焦,工作才会更加有效。

  03

  为什么别人可以说得精彩?表达框架

  在公司里总有那么几位,他们工作汇报或专题表达时,总是那么精彩,台下的各部门同事与领导,都听得津津有味,为之鼓掌。

  案例① 部门经理刘sir,每周一上午10点,组织部门成员开周例会。

  首先,闲聊两句,问问大家的周末过得怎样,有什么趣味的事情分享下。

  其次,按照顺时针的顺序,各成员进行上周工作总结与本周重点内容说明。

  再次,就大家的总结计划中的机会点或闪光点,部门经理刘sir会有针对性指点一二。

  最后,刘sir会强调部门本周的核心工作要点,安排对应的同事予以跟进,讲完立刻散会,通常时间会控制在20分钟以内。

  案例② 品牌推广总监T总,工作需要,时常会召集各相关部门主管开沟通会。

  T总通常的表达风格大体一致。等到人员到齐后,正式开讲:

  A.强调目标:今天我们召集大家来开这个会议的目的是什么?让大家一起来参谋下,怎样帮助终端客户提升营业额?所以,接下来的讨论,请围绕这一点展开。

  B.集思广益:这时候,大家都开始各抒己见,说出自己的想法(每个人的表达时间有限定)。而此时的T总,在边听边想边记录信息重点。

  C.结果汇总:等大家都表达结束后,T总会打开刚刚记录信息的笔记本,将记录的重点依次回顾,有建议、有疑问、有解决办法,表达思路清晰明了。

  D.执行追踪:散会前,不仅是T总说散会就完了。每次会议都会针对问题的解决落实,责任到人,什么时间什么节点完成,务必明确。事后,也安排专员进行追踪跟进。

  在参加了T总的几场会议后,我发现通常他都是以上的四步骤,简单有效。

  稍加留心,你就会发现公司里那些懂表达会说话的人,几乎都有一套表达框架。

  何谓表达框架

  就是根据个人的说话风格,把想要说的内容进行逻辑组织排序,通俗易懂的表达出来。

  a.流程式

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  b. 大树式

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  c.圈层式

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  就像现代管理学之父彼得.德鲁克说:“任何一种知识,只有当它能顺利地被他人所理解,并完整地应用于实践,才会有价值。”让大家都容易理解与实施,这就是结构化的一种意义所在。

  平时工作中大家都很忙,职场里的表达,需要我们做到简单、有用,最好在有趣一点。想要事半功倍,不仅要成为一个会说话的人,更要成为一个敏捷表达的框架高手。

  好好想想,你说话是否有框架?

  在工作中的表达,你的领导中意哪种框架?

  04

  领导喜欢怎样的工作表达?表达四步法

  作为下属,跟领导的日常沟通是一门艺术,分寸之间拿捏不当,对工作品质会产生不良影响。在具体工作的表达之前,先得领会上司这项工作安排的用意。

  例如在日本的大公司,很多管理者在部署工作任务时,经常会关注以下问题:

  卓越管理者的工作布置五问

  ①小张,麻烦你去做一件事......

  ②小张,别急,请你重复一遍我要求的事情。

  ③小张,你觉得我让你做这件事的目的是什么?

  ④小张,你觉得做这件事会遇到什么意外?什么情况你要向我汇报?什么情况你可以自行解决?

  ⑤小张,如果你自己独立来完成这件事,有什么更好的想法和建议吗?

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  试想一下,当作为一个普通的职员,把上述的五个问题都想清楚了,在具体的执行过程中便了然于心,做起来自然就会顺风顺水。

  看看别人再回到自身的具体工作中,关于说话表达的结构,领导们中意哪一类呢?

  领导喜欢的工作表达四步法

  第一步:先说结果

  第二步:再讲问题

  第三步:给出方案

  第四步:聆听建议

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  例如,上个月集团HRD提出需求,培训部需要针对公司目前终端门店全员,进行《优质服务技巧》的专题培训。作为培训部负责人,收到这项工作内容后,需要进行更准确的信息交流,确保有序落实与开展。

  第一步:根据培训部的讲师行事安排,建议安排在下月中旬为宜,可分两批次轮训。

  第二步:鉴于参训人数较多(100人左右),可能会涉及店面人员的排班、课程学习准时度、会场参与积极性、学习效果如何考评、训后成果的有效转化等等问题。

  第三步:针对可能出现的上述问题,需要各大区经理,提前做好店面高低峰人员安排、训前强调此次学习的意义及纪律性,训中课程助教要做好各项配合工作,训后会推行《店面服务风采大比拼》实践活动。

  第四步:向HRD请示,综上所述,是否还有相关遗漏点或好的建议。

  最终的结果是,HRD听完频频点头,略微补充了下,表示非常认同。

  职场中的领导,都喜欢简明扼要。把复杂的问题简单化,把简单的问题结构化。

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  以上的表达逻辑与结构,是很多领导所乐见的。

  当然,除了知晓领导喜欢的表达结构外,再补充三点说话的注意事项:

  A.表达重点要提炼,概括能力

  B.不一下把话说完,留点空间

  C.关注对方的感受,保持谦虚

  一个摄影师能走多远,不是看他拍了什么,而是看他决定不拍什么。

  工作变得高效不是偶然,而是我们学会取舍的结果。

  尤其是和领导的说话之道,多学多练,多积累经验,才是关键。

  05

  有人初学骑马,早期很难找到突破点,因为摸不到马的习性与节奏。

  但当你越过那道障碍,就能读懂一些信号及其含义,比如什么时候往前走、往后退是什么动作、在拐弯的时候应该怎么办、什么动作是加速等等。

  多去了解一些细节,你就能够跟马同频相处,彼此的配合度会逐渐形成,这些规律需要你去经历与摸索,寻找一种适合自己的方式。

  职场说话,有也类似的独特节奏。

  一个人不是因为说话而变得厉害,而是因为会说话而变得精彩。

  去更新你的表达节奏,让说话转变为生产力。

  请从此刻开始,

  说有用的话,成为有趣的人。

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  Tips

  (1)假如你总是嘴巴讲个不停,就很难学到新资讯。

  (2)普通人用嘴说话、聪明人用脑说话、智慧人用心说话。

  (3)不是一个人说了一个笑话,而是会说的人讲了一句话。

  (4)职场里的表达并非为了证明自己有多对,而是解决问题。

  (5)急话慢说、重话轻说、长话短说、废话少说、八卦不说。

  -END-

  逗趣职场每一面,伴随你我每一天,匠心传道每一言。

  我是职场逗伴匠,一个跑马拉松的知识手艺人,助力职场人的自我效能提升。

  坚持码字,这是我热爱的事。对你有帮助,才是一种价值。

  【作者简介】职场逗伴匠,“我是好讲师大赛”全国50强 / 美国ACI认证职业讲师 / 今日头条&悟空问答 优质职场领域创作者 / 青云计划获奖者 / 生涯规划师 / 自我效能管理达人/ 专栏原创作家 / 5:00早起倡导者 / 马拉松跑手 / 读书控 / 旅行生活践行者 / 视觉手绘族